ペーパーレス化とは？社内でペーパーレス化は何からはじめれば良いか？

社内の事務作業で大量に印刷され、消費される紙。
無駄な紙の使用をなくす解決手段となるのが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化を支える背景には、ネット環境やクラウドサービス、大規模ストレージなど、各種 ICT技術の発展があります。

本稿では、ペーパーレス化の手順や、関連する法改正について解説します。

ペーパーレス化のメリット・デメリットは？

社内でデジタル化を行う場合、ペーパーレス化は真っ先に行うべき施策のひとつです。
ペーパーレス（Paperless）とは「紙を少なくすること」で、ペーパーレス化とは、主に「従来、紙媒体で行っていた作業をデジタルツールに切り替えること」を指します。

PDFツールや文書ツール、クラウドツールなど各種デジタルツールの活用により、紙を使用せずにビジネスを展開することができます。ペーパーレス化には、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

メリット

情報の検索性と二次利用

紙で保存や管理を実施していると、必要な書類を探す場合、過去の書類の束や保管場所から見つけ出す必要がありますが、ペーパレス化を実施しておくと、必要なデータのキーワードや年月日などから検索することができます。

また、過去のデータを改めて活用したい場合も、再度、紙媒体からデータ化（入力作業などを）する必要がなく、二次利用がしやすのが特徴です。

印刷・保管コストの削減

紙媒体でやり取りすると、プリントアウトして、関係者に配布する、場合によっては郵送などが必要ですが、ペーパレスであれば不要です。

また書類を社内で保管する場合、保管スペースが必要がありますが、ペーパレス化をすれば、スペースにかかる保管コストも不要になります。

環境やリモートワークなどに適応

近年、危機的な地球環境の変化からSDGsに取り組むことが企業には求められており、不必要な紙の利用やゴミの排出量の削減など、環境に配慮した取り組みが可能です。

また、テレワークやリモート会議などにおいて、紙媒体で書類の共有や申請などを継続していると、書類を用意したり、捺印処理などのためだけで、会社に出勤する必要が出てしまいテレワーク促進の弊害になります。

デメリット

システム障害の影響を受ける

ペーパレス化を実施する場合、サーバーなどのデータの保管場所が必要になります。
そのため、「インターネットが繋がらない、サーバーがタウンしてしまう」などの社内以外のトラブルに影響を受ける可能性があります。
そのため、システム障害に影響を受けないように、データのバックアップやオフライン上でも利用可能な設計など対策を考えておく必要があります。

融通が効かない

デジタルツールがいくら進化したとはいえ、依然として利用方法の自由度では、紙媒体に敵わない部分もあります。
また、複数の書類を同時に確認したい場合や、該当箇所にメモなどの手書きを実施したい場合など、パソコン1台だけでは対応できないケースもあり、タブレットやモニターなど追加のコストが必要な場合があります。

導入コストや従業員のリテラシーが弊害になる

平均年齢が高いなど、従業員の多くがデジタルツールを苦手としている場合には、従業員への使い方の説明や、トラベルが発生した場合などに、対応できる人材の確保が必要な場合があります。

社内でペーパーレス化を始める手順や注意点

社内で利用される書類には、大きく分けて以下の３つの種類があります。

①法律で保存が義務化されているもの

例）会計帳簿や領収書、取締役議事録など

②社内規定でルール化されているもの

　例）稟議書、企画書、社内会議の書類など

③社外との商習慣で継続しているもの

　例）お礼状、プレゼン資料、契約書、請求書など

①は従来、紙媒体での保存が義務付けられていましたが、近年、緩和傾向にあります（後述）。

一方、②については社内規定の変更、及びデジタルツールの利用による情報の電子化によって、迅速なペーパーレス化が可能です。
③は社内だけでペーパレス化に変更可能なものと、社外企業と協議や確認が必要なものに分かれるため、手順としては②→③→①となります。

では、具体的にどのような施策を行えばよいのでしょうか？

自治体におけるペーパーレス化の事例をご紹介します。

少子高齢化の影響で過疎化が進んでいる愛媛県西予市（人口約38,000人）では「ICTを活用したペーパーレス化から働き方改革への取組み」を掲げ、総務省による2017年度の「ICT活性化大賞」を受賞しています。

四千万円の予算をかけた具体的な施策として、以下の取組みが行われました。
・ツールの導入、電子化
・フロアの無線LAN化
・ウェブ会議の導入
・タブレットの配布
・SNSによる情報発信

結果として、以下の効果が得られています。
・フロア全体の会話量が2.2倍に増加
・情報の電子化により、職員の7割以上が効率が上がったと回答
・議会のコピー使用料半減、FAX代は1/10以下
・視察者が0件から31件（135人）に増加
・書類保管量50%削減

ペーパーレス化の効果は明らかであり、今後その推進は不可欠ですが、必ずしも全ての紙媒体の書類をなくすわけではありません。
紙媒体で残すべき書類は紙として保存し、いつでも利用可能な状態に置いておく必要があることに注意しましょう。

ペーパーレス化に関わる法改正の動向をチェック

ペーパーレス化が進む背景には、国による推進や法改正があります。
時系列に沿ってみていきましょう。

電子帳簿保存法

国税庁によって管轄され、1998年に施行されました。
企業が国税の重要書類を電子的に保存することを推進し、会計帳簿や領収書などの国税関係書類について規定しています。

e-文書法

2005年に施行された書面保存に関する2つの法律で、法人税法や商法など、紙媒体での保管が義務付けられていた文書が電子的な媒体で保存可能になりました。

また、ペーパーレスの対象外となる書類も規定しています。

例）
・緊急時にすぐ閲覧すべき書類（災害対策マニュアルや安全手引きなど）
・現物性が高い書類（免許証や許可証など）

働き方改革推進法

2019年より施行され、その内容にはペーパーレス化も含まれています。

電子帳簿保存法の変遷

電子帳簿保存法は時代の潮流に合わせ、細かくアップデートされてきました。

2005年　領収書や契約書などのスキャナ保存が認定
2015年　上限金額の規制が廃止、電子署名が不要に
2016年　デジカメやスマホで撮影した電子データの保存が認定
2020年　キャッシュレス決済における電子取引明細の保存が認定

さらに、2022年1月に施行される「改正・電子帳簿保存法」では大幅に緩和される見込みです（2年間の猶予期間あり）。
この改正により、電子データで受け取った書類を「紙に印刷して保存すること」が認められず、国税庁の要件に沿って電子的に保存する必要があります。
重要な改正であるにもかかわらず、2021年に行われたある調査では「法改正があるのは知っているが、中身はよく知らない」と答えた企業担当者は7割以上にのぼりました。

いつの間にか法令を犯すことのないよう、法改正のスピーディーな動向を押さえる必要があります。