来訪者の取り次ぎ業務を削減できるクラウド受付サービス【RECEPTIONIST】

オフィス勤務をされている方であれば、来客時に内線電話を受け取り、別の人に来客を伝える「取り次ぎ業務」を経験したことがある方が多いのではないでしょうか。

些細な業務に思えても、来客数が多かったり、別の部署への来訪者が部署を間違って内線をかけてきたときの取り次ぎは面倒な業務ですよね。取り次ぎ業務により、自分の仕事に集中できないというケースもあるかと思います。

そこで今回は、来客時の人の手による取り次ぎ業務をなくすことができるサービスをご紹介します。

サービス概要


【商品名】 RECEPTIONIST
【商品の特徴と尖ってるポイント】
 ・ 来訪者の取り次ぎ業務を無くせる
 ・ 来客があった場合には、Slackなどのチャットツールにお知らせが届くように設定できる
【企業名】 株式会社RECEPTIONIST
【会社所在地】 日本
【URL】 https://receptionist.jp/
【価格】社員数により変動(10名以下の場合は無料、それ以上の場合は月額5000円〜)

サービスの詳細

RECEPTIONISTは、日程調整から会議室予約・管理、来客受付までワンストップで効率化することができるクラウド受付システムです。

この記事をお読みの方の中にも、訪問先の企業で導入されているのをみたことがある方もいるかもしれません。

導入のメリットとして一番大きいのは、「受付業務」をゼロに減らせることです。

では、クラウド型の受付とはどのようなものか見てみましょう。

来訪者は、受付に設置されているiPad等から訪問相手の名前を選択、または、事前に発行した受付コードを入力します。その後、自身の名前と訪問人数を記入すると呼び出しが完了します。

訪問される企業側は、普段の業務で使っているチャットツール(SlackやChatworkなど)に来訪者があったことを知らせるお知らせが飛んできます。

RECEPTIONISTを導入する場合には、下記のようなステップで、
・会社登録
・チャット設定
・テスト通知
・受付アプリ設定
・社員追加
を行う必要があります。すでにiPadなどの必要機器が揃っていれば、20分程度で設定は終わりそうでした。

著者の勝手に評価

【当サイトの総評】
筆者自身、新卒で入った会社ではこのようなクラウド受付サービスが導入されておらず、内線を受け取って社員を探して来客を伝えるという取り次ぎ業務を行なっていたことがあり、「集中して仕事をしたいのに、面倒だなぁ」と感じた経験があります。
一方、現在の勤務先では本サービスを導入していたため、取り次ぎ業務を行なったことはなく、とてもスムーズに業務を行うことができており、もう取次業務がある会社には戻りたくないなぁと思うようになるほど、導入のメリットを実感しています。
特にある程度の規模を超えている企業や、来客が多い企業であれば、取次業務で自分の仕事に集中できないという小さな悩みを抱えている社員は必ずと言っていいほどいるはずです。そのため、導入を検討する価値は大いにあると考えています。
1ヶ月間の無料利用が可能なので、導入イメージがつきにくい方であっても、ぜひ一度使って導入を検討してみてはいかがでしょうか。

       
評価項目 評価 ★5点満点
使いやすさ ★★★★
価格 ★★★★
目新しさ ★★
業務効率貢献度 ★★★★★
知っててドヤれる ★★

注) 当サイトの独断と偏見に基づいて評価しておりますので、参考程度と捉えていただきますよう予めご了承願います。