社内のペーパレス化を導入できる電子署名ツール【ZOHO Sign】

ZOHO Signは、PDFの契約書に電子署名する際に業界標準規格の認証を付けることができる電子署名ツールです。
別途認証機関や認証ツールを通すことなく、第三者証明やタイムスタンプを手軽に付与できます。

注) 当サイトの独断と偏見に基づいて評価しておりますので、参考程度と捉えていただきますよう予めご了承願います。

サービスの詳細

リモートワークが広がり決済もデジタル化する中で、電子署名に注目が集まっています。
大手を始め、複数のソフトウェアメーカーが電子署名市場に参入していますが、これは国内メーカーだけではありません。

今回ご紹介するのは、インドのソフトウェアメーカーが提供している電子署名ツール「ZOHO Sign」です。

手軽な動作が売りの当ツール。さっそく使い勝手を見ていきましょう。

まずはホーム画面で、取引先との契約や社内稟議の際に押印や署名が必要な書類をアップロードします。

ZOHO Signは、PDFを始めDocxやodtなどの文書ファイル、jpegなどの画像ファイル、その他テキストファイルやエクセルファイルに対応しています。

書類をアップロードしたらサインが必要な領域、もしくは押印が必要な領域を指定していきます。

署名はその場での手書きに対応していますし、印影はスキャン画像や自作画像のアップロードで対応可能です。
今回はどちらも試してみましたが、通常のシーンであればどちらか一方で充分でしょう。
一度手書きするか画像をアップロードすれば、次回以降は同じものを使用できます。

署名や押印のみであれば、自分のPCにZOHO Signをインストールする必要はありません。
メールやメッセンジャーで署名依頼を受けたユーザーは、リンククリックの後、Web上のセキュアな環境で署名・押印ができます。
公開鍵設定やハッシュ値の照合は自動で行われます。

今回は甲乙2者間の契約書を想定して書類を作成してみました。

タイムスタンプ機能が標準搭載されているので、ステータスチェックもラクラクですし、改ざんを防止できます。

署名・押印後、文書はPDFに変換されて完成します。
一般的に使われているPDF閲覧ソフトAcrobat Readerを用いても崩れること無く表示できました。

ZOHO Signを利用して電子署名された文書は、オランダにあるZOHO Corporation B.V.が電子認証局として文書の真偽を確認する証明書を発行します。
これは、公的電子認証局リストであるEUTLとAATLに対応しており、当事者型（署名型）の電子契約に対応しています。

署名・押印後に発行される付属証明書は以下の様式で、使用された署名とタイムスタンプが明記されています。

ZOHO Signは複数の料金プランが設定されていますが、ドキュメント数が少なければ無料でも継続して利用が可能です。

フル機能のお試し版も用意されているので、導入の際はじっくり検討してみてはいかがでしょうか。

ZOHO Signは、数ある電子署名ツールの中でもシンプルなUIが魅力のツールです。
標準で電子認証機能を内蔵しているので、他のツールと組み合わせて使う必要はありません。

個人名の登録だけであれば、法的検証を要しない簡易な契約に対応しますし、所属企業情報や資格などを追加登録していけば、電子契約向けの厳格な基準を満たす契約書を作成できます。

自動でタイムスタンプ機能に対応している点も見逃せません。
1対1の契約だけでなく、幅広い契約・稟議スタイルに対応しています。

印影登録もJPGやPNG画像をアップロードするだけで可能なので、手間をかけずにオリジナル印影を作成・利用もできますね。

印鑑利用を削減したいけれど、どういったツールを選んだらいいのか悩んでいる方におすすめです。